Comment faire un budget prévisionnel

Il répond à quatre questions :

• Combien d’argent faut-il pour démarrer ?
• D’où viendra cet argent ?
• L’activité gagnera-t-elle de l’argent chaque mois ?
• Restera-t-il assez d’argent en caisse pour payer les charges et rembourser un prêt ?

Il vous aide d’abord à décider. Si vous demandez ensuite un financement, la banque, la microfinance ou l’incubateur lira ces chiffres de près et vous demandera d’où ils viennent. Ils forment aussi le plan financier de votre Business Plan.

Nous suivons un atelier de couture qui ouvre à Douala, avec le promoteur et une couturière salariée.

Tous les montants de ce guide sont des montants d’exemple, inventés pour expliquer la méthode. Ce ne sont ni des prix de référence ni des moyennes : remplacez-les par vos propres chiffres. Pour rester simple, l’exemple ne compte ni impôts ni charges sociales.

Notez tout ce que vous devez acheter ou payer avant votre première vente : équipement, mobilier, travaux, caution du local, stock de départ, frais de création de l’entreprise.

Faites une ligne par achat. Pour les gros montants, demandez un devis ou un prix écrit : vous aurez un chiffre juste, et une preuve à montrer si un prêteur vous la demande.

Partez d’un calcul simple : le nombre de ventes que vous pouvez faire en un mois, multiplié par votre prix moyen.

Exemple : l’atelier prévoit 40 tenues par mois à 12 500 FCFA, soit 500 000 FCFA de ventes par mois.

Vérifiez votre chiffre sous trois angles :

• Vos clients : combien en avez-vous déjà, et quelles commandes avez-vous reçues ?
• Votre capacité : pouvez-vous vraiment produire ou servir cette quantité ? Pour l’atelier, 40 tenues par mois font près de 2 tenues par jour de travail.
• Vos concurrents : à quel prix vendent-ils, et combien de clients voyez-vous chez eux ?

Retenez une moyenne prudente plutôt que votre meilleur mois. Si votre activité dépend des saisons, comme les fêtes ou la rentrée, tenez compte des mois creux.

Les charges variables augmentent quand vous vendez plus : matières premières, emballages, livraison. Dans l’exemple, le tissu, le fil et les boutons coûtent 175 000 FCFA par mois, soit 35 % des ventes.

Les charges fixes tombent chaque mois, que vous vendiez ou non.

Deux oublis faussent souvent ce calcul. Le premier est votre propre rémunération : sans elle, l’activité paraît plus rentable qu’elle ne l’est. Le second concerne les impôts et les charges sociales. Leur montant dépend de votre pays, de votre forme juridique et de vos salaires : demandez-le à un comptable ou à l’administration, puis ajoutez-le à votre budget.

Le résultat est ce qui reste chaque mois, une fois les charges payées.

Le seuil de rentabilité est le niveau de ventes où le résultat tombe à zéro. Il se calcule ainsi : charges fixes ÷ (1 − part des charges variables dans les ventes).

Dans l’exemple : 220 000 ÷ (1 − 0,35) = 338 462 FCFA par mois, soit 28 tenues. Avant de compter le prêt de l’étape 5, ses ventes prévues peuvent donc baisser d’environ 32 % sans qu’il perde de l’argent. Plus cet écart est grand, mieux votre projet résiste à un mauvais mois.

Les ventes mettent du temps à arriver, alors que le loyer et les salaires tombent dès le premier mois. Votre besoin de départ couvre donc les achats de l’étape 1 et une réserve de trésorerie. ProjetBP compte 3 mois de charges fixes et de mensualités de prêt.

Exemple : l’atelier apporte 1 000 000 FCFA et emprunte 800 000 FCFA sur 24 mois à 12 % par an, soit 37 659 FCFA par mois. Ce taux est choisi pour l’exemple : demandez le vôtre à votre banque ou à votre microfinance.

L’apport et le prêt font 1 800 000 FCFA : le besoin est couvert. Si votre financement est plus bas que votre besoin, réduisez vos achats, augmentez votre apport ou cherchez un autre financement avant d’ouvrir.

Vérifiez aussi que vous pouvez rembourser. Le résultat de 105 000 FCFA couvre la mensualité de 37 659 FCFA, et il reste 67 341 FCFA par mois.

Le résultat dit si l’activité gagne de l’argent. La trésorerie dit s’il reste de l’argent en caisse. Une entreprise peut avoir un bon résultat et manquer d’argent, par exemple quand ses clients paient en retard ou qu’elle achète son stock d’avance.

Pour chaque mois, partez de l’argent en caisse, ajoutez ce qui entre et retirez ce qui sort. Une fois ses achats payés, l’atelier garde 800 000 FCFA. Chaque mois, il sort 432 659 FCFA : charges variables, charges fixes et mensualité.

Si tout se passe comme prévu, l’atelier finit sa première année avec 1 608 092 FCFA en caisse. Le chiffre à surveiller est celui de la fin du mois : s’il passe sous zéro, même une seule fois, le projet manque d’argent à ce moment-là.

Refaites ensuite le calcul avec de moins bonnes ventes. Si l’atelier ne vend que la moitié de ce qu’il prévoit pendant 3 mois, il perd 95 159 FCFA par mois. Il lui reste 514 523 FCFA à la fin du troisième mois : la réserve a absorbé ce démarrage lent.

• Oublier sa propre rémunération, les impôts ou les charges sociales.
• Prendre son meilleur mois comme moyenne.
• Confondre le résultat et l’argent en caisse.
• Démarrer sans réserve de trésorerie.
• Annoncer des chiffres sans pouvoir expliquer d’où ils viennent : gardez vos devis, vos relevés de prix et vos calculs.

ProjetBP fait ces calculs à partir de vos réponses. Vous indiquez vos achats de départ, vos charges, vos ventes, votre apport et votre prêt éventuel. Vous obtenez le besoin de départ, le seuil de rentabilité, le résultat des 12 premiers mois, le plan de trésorerie et le tableau de remboursement du prêt, dans la monnaie utilisée dans votre pays.

ProjetBP part d’un chiffre de ventes stable d’un mois à l’autre : indiquez une moyenne prudente. Pour le Sénégal, la Côte d’Ivoire et le Cameroun, il compare aussi votre budget à des prix de référence. D’autres réponses sont dans les questions fréquentes.

Ce guide présente une méthode générale. Il ne remplace pas l’avis d’un comptable, surtout pour les impôts et les charges sociales.