Comment rédiger un cahier des charges

Dès que vous confiez à quelqu’un un travail qui compte pour votre projet : un aménagement, une fabrication, un site internet, un logo, une étude.

Envoyez le même document à plusieurs prestataires. Ils répondent à la même demande, et vous pouvez comparer leurs devis. À la livraison, ce document sert aussi de référence si un désaccord apparaît.

L’atelier de couture de nos autres guides ouvre à Douala. Il fait fabriquer sa table de coupe et ses étagères par un menuisier.

Tous les montants de ce guide sont des montants d’exemple, inventés pour expliquer la méthode. Ce ne sont ni des prix de référence ni des moyennes : remplacez-les par vos propres chiffres.

Présentez votre projet à quelqu’un qui ne le connaît pas : ce que fait l’entreprise, pour quels clients, et à quoi servira la prestation.

Exemple : « Nous ouvrons un atelier de couture à Douala. La table servira à couper le tissu, et les étagères à ranger les rouleaux. »

Dites ce que la prestation doit permettre d’obtenir, avec des objectifs que l’on peut vérifier. « Un bel atelier » ne se vérifie pas.

Exemple : « Couper une longueur de 2 mètres sans déplacer le tissu, et ranger 20 rouleaux à l’abri de la poussière. »

Donnez les caractéristiques précises : dimensions, matériaux, fonctions. Dites aussi ce qui n’est pas compris dans la prestation, pour éviter les surprises sur la facture. Exemple pour l’atelier :

• Table de coupe : 2 mètres sur 1 mètre, 90 centimètres de haut, plateau lisse.
• Étagères : 3 niveaux, fixés au mur, pour 20 rouleaux.
• Non compris : la peinture du local.

Dites ce que le prestataire vous remet, en quelle quantité et à quel rythme.

Exemple : une table de coupe et un ensemble d’étagères, livrés et montés à l’atelier, en une seule fois.

Indiquez les règles à respecter et la façon dont vous vérifierez le travail à la réception. Pour un produit alimentaire ou cosmétique, précisez les règles d’hygiène.

Exemple : un bois traité contre les insectes et un plateau sans écharde. À la réception, l’atelier vérifie les dimensions et la stabilité de la table.

Donnez la date de livraison attendue et ce qui en dépend. Une date précise vaut mieux que « dès que possible ».

Exemple : livraison avant le 15 du mois, car l’atelier ouvre le 1er du mois suivant.

Indiquez le budget prévu, ce qu’il comprend (transport, pose) et les conditions de paiement.

Exemple : 150 000 FCFA tout compris, avec un acompte à la commande et le solde après la réception. Ce montant vient du budget prévisionnel de l’atelier.

Dites comment vous choisirez, et ce que chaque offre doit montrer. Exemple pour l’atelier :

• Le prix tout compris.
• Le délai annoncé.
• Des réalisations que vous pouvez voir.
• Ce que le menuisier garantit après la livraison.

Demandez plusieurs devis et comparez-les ligne par ligne. Écrivez ensuite ce qui est convenu : le cahier des charges, le devis signé et les dates. Pour un contrat important, faites-le relire par un juriste.

• Rester vague : « de bonne qualité », « moderne », « rapide ».
• Oublier de dire ce qui n’est pas compris dans le prix.
• Tout payer avant de recevoir.
• Se contenter d’un accord oral.
• Changer la demande en cours de route sans en reparler avec le prestataire.

ProjetBP rédige votre cahier des charges à partir de vos réponses : ce que le prestataire doit fournir, la quantité, les caractéristiques, la qualité, les délais, le budget et vos critères de choix. Vous l’exportez en PDF ou en Word pour l’envoyer à vos prestataires.

Ce guide présente une méthode générale. Il ne remplace pas l’avis d’un comptable ou d’un conseiller.